Conditions générales de service Keep

Ces conditions s’appliquent aux contrats Keep dont le bon de commande cite la version 4, avec l’accord de sous-traitance des données. Le texte qui vous lie est celui joint à votre bon de commande signé.

Version 4 du 2026-11-04. Ces conditions s’appliquent avec le bon de commande, qui les précède, et avec l’accord de sous-traitance des données. Dans ce texte, « KAERON » ou « nous » désigne KAERON, et « vous » ou « le client » désigne l’entreprise qui signe le bon de commande.

1. Objet et documents

1.1 KAERON prend en charge pour vous une part de votre travail, appelée un Keep : le Keep Commercial, le Keep Administratif, le Keep Opérationnel, ou un Keep sur mesure. Il la fait avec des programmes d’intelligence artificielle et sous la responsabilité de son équipe. Chaque Keep réunit un ou plusieurs résultats. Chaque résultat est décrit au bon de commande ou dans une fiche (article 13) : ce qui lance un dossier, le travail fait, ce qui reste à vous et les chiffres que vous recevez. Seuls les résultats ainsi décrits font partie du contrat.

1.2 Le contrat se compose, par ordre de priorité : du bon de commande et de ses annexes ; de ces conditions générales ; de l’accord de sous-traitance des données. Pour les données personnelles, l’accord de sous-traitance l’emporte en cas de conflit.

2. Les mots du contrat

• Keep : une part de votre travail prise en charge par KAERON, au mois, avec les résultats décrits au bon de commande et dans les fiches. Par extension, le service qui le fait.
• Résultat : un travail défini dans un Keep, par exemple Devis dans le Keep Commercial.
• Dossier : une affaire traitée par un Keep, du fait qui la lance jusqu’à sa clôture, quels que soient les résultats qui y travaillent. Par exemple, une demande qui devient un devis, puis le suivi du client, compte un seul dossier.
• Responsable : la personne de votre entreprise désignée au bon de commande pour un Keep. Elle répond aux questions de Keep et dit « oui » aux envois.
• « Oui » : la validation, par le responsable ou le gérant, du contenu exact que Keep lui présente et de ses destinataires, avant que ce contenu parte.
• Adresse de Keep : une adresse mail créée sur un sous-domaine de votre nom de domaine, depuis laquelle Keep envoie et reçoit le courrier d’un Keep (article 5.3).
• Journal : l’historique de ce que Keep a fait pour vous (article 6).

3. Ce que fait Keep, et la limite qu’il ne franchit jamais

3.1 Keep travaille en votre nom, avec vos outils et dans le périmètre du bon de commande. Il ne va jamais au-delà de ce que vous, ou le responsable, auriez fait vous-mêmes dans votre travail.

3.2 Keep n’invente ni prix ni délai. Il chiffre à partir des articles et des prix que vous tenez dans votre outil ou, si Keep fournit l’outil (article 5.6), dans la liste de prix que vous lui donnez et tenez à jour. Un poste qu’il ne sait pas chiffrer est signalé au responsable, jamais estimé.

3.3 Keep ne signe rien, ne paie rien, n’encaisse rien et ne tient pas votre comptabilité. KAERON n’exerce, ni directement ni par Keep, aucune activité réservée par la loi : expertise comptable, recouvrement de créances pour le compte d’autrui, services de paiement, consultation juridique.

3.4 KAERON s’engage sur le travail et la méthode décrits au bon de commande. Il ne s’engage pas sur ce qui dépend de vos clients : qu’un devis soit accepté, qu’un client réponde.

4. Rien ne part sans « oui »

4.1 Rien ne part chez un tiers (client, fournisseur, administration) sans le « oui » du responsable ou du gérant sur le contenu exact et les destinataires, hors l’envoi direct de l’article 4.5. Un contenu modifié après le « oui » demande un nouveau « oui ». Une relance est un envoi : elle demande son propre « oui ».

4.2 Keep ne fait jamais, même sur « oui » : un paiement, une signature, une résiliation, une suppression dans vos outils, l’acceptation d’une offre d’un fournisseur, une mise en demeure, une pénalité ou une indemnité réclamée. Il ne dépose jamais de déclaration.

4.3 Un « oui » ne vaut que s’il est donné sur la demande de validation de Keep, depuis le numéro ou le compte de messagerie du responsable ou du gérant enregistrés à l’installation, ou dans le suivi en ligne après connexion. Une réponse par mail ne vaut jamais « oui ». Le serveur de KAERON le vérifie avant chaque envoi ; le modèle d’intelligence artificielle ne peut pas le contourner.

4.4 Keep ne sert pas à noter, classer ou évaluer des personnes (salariés, clients particuliers), ni à leur attribuer des tâches selon leur comportement, ni à deviner leurs émotions. Il ne fait pas de compte rendu de l’activité d’un salarié. Les chiffres du suivi portent sur les dossiers, jamais sur une personne.

4.5 Envoi direct, à votre choix. La description d’un résultat peut prévoir que certains envois partent sans « oui », si votre représentant légal le choisit par écrit, pour ce résultat et cette sorte d’envoi (par exemple, la confirmation d’un rendez-vous). Seule KAERON enregistre ce choix dans la description du résultat, après l’écrit de votre représentant légal ; Keep ne peut ni l’ouvrir ni l’élargir, et aucun message reçu ne le modifie. Vous revenez au « oui » à tout moment, par un mail ou dans le suivi. Le destinataire d’un envoi direct est l’expéditeur du message auquel il répond, ou une personne enregistrée dans vos outils ; ses champs (date, heure, lieu) viennent de vos outils, par exemple le rendez-vous posé dans votre planning. Ni le destinataire ni les champs ne sont tirés d’une adresse ou d’une consigne écrite dans le texte d’un message reçu. Ces envois suivent un modèle que vous avez validé, et ils disent à leur destinataire qu’ils ont été écrits et envoyés par l’assistant de votre entreprise (règlement (UE) 2024/1689, article 50, paragraphe 1). Ne partent jamais ainsi : un devis, une facture définitive, une relance d’un client particulier, l’acceptation d’une offre d’un fournisseur, un changement de droits, et les actes de l’article 4.2. Le résultat Devis n’a aucun envoi direct.

5. Les outils et l’adresse de Keep

5.1 Vos outils. Vous donnez à KAERON, pendant l’installation, les accès que le bon de commande prévoit (annexe A). Vous garantissez que ces comptes appartiennent à votre entreprise et que vous avez le droit d’y donner accès. Keep ne s’en sert que pour les Keeps commandés, et seulement pour les opérations que leur annexe décrit. Il agit dans l’outil en votre nom ; le code de Keep refuse toute opération hors de cette liste.

5.2 KAERON garde les accès chiffrés, ne les affiche jamais et ne les écrit dans aucun journal. La plateforme tient la liste datée des outils branchés et des droits donnés. Vous pouvez retirer un accès à tout moment, chez l’outil ou en nous le demandant : nous le coupons au plus tard le jour ouvré suivant. Au retrait, KAERON supprime l’accès de son côté. Quand l’outil ne permet pas à KAERON de révoquer son accès, vous le révoquez vous-même dans l’outil.

5.3 L’adresse de Keep. Keep envoie et reçoit le courrier d’un Keep par une adresse créée sur un sous-domaine de votre nom de domaine (par exemple devis@courrier.votre-domaine.fr). Vous autorisez KAERON à envoyer en votre nom, depuis cette adresse, les mails que Keep envoie selon l’article 4, par le prestataire d’envoi de l’annexe 2 de l’accord de sous-traitance. Vous restez titulaire du domaine. Les enregistrements DNS nécessaires sont posés selon le mandat d’installation signé à part (bon de commande, annexe B) ; Keep n’envoie rien tant qu’ils ne sont pas vérifiés. Vos clients répondent à cette adresse, et Keep lit leurs réponses pour le dossier.

5.4 Pas de boîte nominative. Keep ne lit aucune boîte mail au nom d’une personne de votre entreprise. Si une adresse commune (par exemple contact@) doit faire suivre une partie de son courrier à l’adresse de Keep, le mandat de l’annexe B le permet, et cette règle de routage ne vise jamais une boîte nominative. Un outil, une adresse ou une donnée en plus (agenda, comptabilité, banque) demande un avenant à l’annexe A et à l’annexe 1 de l’accord de sous-traitance, accepté par mail du représentant légal. S’il touche les données de salariés, il ne s’active qu’après que vous leur avez remis la note d’information mise à jour.

5.5 Quand vous retirez une adresse de Keep, et à la fin du contrat, KAERON retire votre sous-domaine chez son prestataire dans les 7 jours, et les enregistrements DNS sont retirés selon l’annexe B.

5.6 Les outils que Keep fournit. Pour un résultat dont vous n’avez pas l’outil, Keep le fournit, sans supplément : il tient lui-même les documents de ce résultat (par exemple vos devis) et la liste de prix que vous lui donnez. Ces documents sont établis à votre nom, sur le modèle et avec les mentions que vous donnez à KAERON pendant l’installation. Vous en restez l’auteur et le responsable, et ils ne partent que selon l’article 4. Vous les téléchargez à tout moment dans le suivi. Keep les garde jusqu’à la fin du contrat, cinq ans au plus, puis vous les remet par l’export de l’article 16.2. Si cet outil n’est pas encore en service à la signature, le bon de commande ou la fiche donne la date à laquelle il le sera. Si cette date passe, vous pouvez retirer ce résultat sans frais et, s’il est le seul résultat de son Keep, résilier ce Keep sans frais, même pendant un engagement. KAERON vous rembourse alors, dans les 30 jours, la mise en route de ce Keep et ce que vous avez payé pour ce résultat.

5.7 Factures établies par Keep. Une facture que Keep établit à votre nom l’est sous le mandat de facturation que vous donnez à KAERON par ces conditions (code général des impôts, article 289, I-2). Chaque facture part sur votre « oui » (article 4), qui vaut acceptation ; vous restez redevable de la TVA, et une copie vous est remise à l’émission pour la conservation que la loi vous impose. Dès que la facturation électronique s’impose à votre entreprise, Keep ne fait partir une facture que par la plateforme agréée que vous avez choisie.

5.8 Un outil que Keep ne sait pas encore utiliser. Si un résultat demande un outil que vous avez et que Keep ne sait pas encore utiliser, KAERON vous dit, avant le bon de commande ou dans la fiche, ce qu’elle choisit : relier cet outil à ses frais, la mise en route restant celle du bon de commande ; vous proposer ce travail à un prix, que vous acceptez ou non ; ou ne pas relier cet outil quand il sort de son métier (par exemple, la comptabilité), et vous proposer un outil que Keep sait utiliser, ou celui qu’il fournit (article 5.6). Tant que vous n’avez pas accepté par écrit, ce résultat n’est pas commandé et rien ne vous est facturé pour lui.

6. Le journal et la preuve

6.1 Keep note au journal ce qu’il a lu, préparé et envoyé, ce qu’il a demandé au responsable, et qui a dit « oui ». Le représentant légal, le gérant et le responsable le consultent dans le suivi en ligne.

6.2 Nous convenons que le journal fait foi de vos « oui » et de vos instructions, sauf preuve contraire.

7. Vos données

7.1 Elles restent à vous, ainsi que les documents et dossiers que Keep crée pour vous.

7.2 KAERON les traite pour votre compte, selon l’accord de sous-traitance, qui fait partie du contrat.

7.3 KAERON n’en fait aucun autre usage. En dehors de ce qu’il faut pour vous rendre le service, le surveiller et le corriger (article 7.4), il n’utilise ni vos documents, ni vos dossiers, ni les noms, montants ou journaux qui en découlent, pour évaluer, tester, améliorer ou entraîner Keep ou tout autre produit ou modèle. Il ne les croise pas avec ceux d’autres clients et n’en tire aucune statistique pour d’autres clients. Un autre usage de vos données ne pourrait résulter que d’un contrat séparé, signé séparément.

7.4 Ce que lit KAERON. Les dossiers sont traités par les programmes de Keep. L’équipe de KAERON et ses outils, dont des outils qui utilisent l’IA, lisent les données de vos dossiers quand il le faut pour faire fonctionner Keep, le surveiller et le corriger, ou pour traiter un incident de sécurité. Ils n’en font aucun autre usage (article 7.3). Quand un dossier bloque, Keep s’adresse d’abord au responsable.

7.5 Ce que KAERON compte sans lire. Pour faire fonctionner et facturer le service, KAERON compte par jour, sans texte, nom ni montant : le nombre de dossiers par Keep et par étape, les dossiers que Keep n’a pas su traiter par sorte, et le coût du service. Ce compte est tenu par entreprise, jamais par personne.

8. Ce que vous faites

8.1 Désigner et informer. Vous désignez un responsable par Keep. Avant la date de début, vous remettez par écrit la note d’information jointe au contrat au responsable et aux salariés dont Keep lit le travail (par exemple, les techniciens qui rédigent les rapports de visite), et vous nous confirmez par mail que c’est fait.

8.2 Informer vos clients de l’usage de Keep, avec le texte d’information joint au contrat, sur vos devis et dans votre politique de confidentialité, au plus tard à la date de début.

8.3 Tenir vos prix. Les articles, les prix, les mentions et les conditions de vos devis viennent de votre outil, que vous tenez à jour. Keep s’en sert tels qu’ils sont.

8.4 Relire. Vous relisez ce que Keep présente avant de dire « oui ». Un « oui » vaut validation du contenu présenté. Vous restez responsable de vos devis et de vos envois.

8.5 Ne pas confier à Keep de donnée de santé, d’infraction, de numéro de pièce d’identité ou de permis, ni de mot de passe. Keep ne les demande jamais. Dans ce qu’il garde, il masque les données de santé, les numéros de pièce et les secrets qu’il reconnaît, sans pouvoir garantir qu’il n’en laisse jamais passer (accord de sous-traitance, annexe 1).

8.6 Nous prévenir sans attendre de toute anomalie : envoi au mauvais destinataire, message reçu par la mauvaise personne, perte du téléphone du responsable.

9. Intelligence artificielle

9.1 Keep est fait de programmes qui utilisent l’intelligence artificielle. Il le dit au responsable dès son premier message.

9.2 Chaque texte que Keep envoie à un tiers a été validé par le responsable ou le gérant (article 4.1), sauf un envoi direct de l’article 4.5, qui le dit à son destinataire. Il part au nom de votre entreprise.

9.3 Le texte que Keep rédige porte un marquage invisible, lisible par machine, qui permet de détecter qu’il a été produit par une intelligence artificielle (règlement (UE) 2024/1689, article 50, paragraphe 2). Ce marquage suit le texte envoyé tel que Keep l’a rédigé. Il peut ne plus être détectable si le texte est court ou très modifié.

9.4 À l’installation, nous expliquons au responsable ce que Keep sait faire, ses limites et la façon de relire ce qu’il présente.

10. Diligence, disponibilité et support

10.1 KAERON est tenue d’une obligation de moyens. Elle s’occupe de chaque dossier rapidement et efficacement. Le contrat ne fixe aucun délai chiffré de traitement ; les délais réels se voient dans le suivi.

10.2 Nous répondons à une demande de support envoyée à tidjani@kaerontech.com au plus tard le jour ouvré suivant.

10.3 Si Keep est indisponible, vous travaillez comme avant dans vos outils. Un dossier resté à moitié fait se voit dans le suivi, avec ce qui manque.

11. Usage raisonnable

11.1 Chaque Keep couvre jusqu’à 100 dossiers par mois, tous ses résultats confondus. Un dossier compte dans le mois où il s’ouvre. Keep ne coupe jamais le service et ne facture aucun supplément d’office.

11.2 Si un Keep dépasse 100 dossiers deux mois de suite, KAERON vous propose par écrit un nouveau prix pour ce Keep, chiffres à l’appui. Vous l’acceptez par écrit, ou le prix reste le même et chacune de nous peut résilier ce Keep avec un préavis de 3 mois, même pendant un engagement.

11.3 KAERON peut arrêter à tout moment un travail que Keep répète de façon anormale, par erreur ou en boucle. Il vous en prévient le jour même.

12. Prix, facturation et paiement

12.1 Les prix sont ceux du bon de commande, hors taxes. La TVA s’ajoute au taux en vigueur. Une remise accordée figure au bon de commande, puis sur la facture.

12.2 Chaque Keep est facturé chaque mois, à terme à échoir, à partir de la date de début, ou pour un Keep ajouté, à partir du mois qui suit sa mise en service. La mise en route de chaque Keep est facturée à son échéance, au bon de commande ou, pour un Keep ajouté, à sa mise en service.

12.3 Les factures sont payables par virement dans les 30 jours de leur date. Tout retard entraîne, de plein droit, des pénalités au taux de trois fois le taux d’intérêt légal et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

12.4 Le prix d’un Keep peut être révisé une fois par an, au 1er janvier, par un mail de KAERON au moins 60 jours avant. Si vous refusez le nouveau prix, vous pouvez résilier sans frais avant son entrée en vigueur. Le bon de commande peut garantir le prix pendant une période plus longue.

12.5 Paiement à l’année. Pour chaque contrat, vous choisissez au bon de commande de payer au mois ou à l’année.

1. À l’année, vous payez d’avance 12 mois du premier Keep, dont un offert, avec un engagement de 12 mois. La facture est émise à la date de début, et la remise y figure (article 12.1).
2. Le prix de l’année payée ne change pas pendant cette année. Une révision selon l’article 12.4 ne vaut que pour la suite.
3. Un Keep ajouté reste facturé au mois.
4. À la fin de l’année payée, le contrat continue par mois, sans engagement, au prix mensuel en vigueur. Vous pouvez demander par mail une nouvelle année payée d’avance, au prix annuel que KAERON propose alors. Elle commence à la fin du mois en cours.

12.6 Fin anticipée d’une année payée.

1. Rien n’est remboursé si l’année s’arrête de votre fait : votre résiliation, qui prend effet à la fin de l’année payée (article 14.2), une résiliation pour votre manquement (article 14.3), ou un Keep retiré pendant l’engagement (article 13.3). Le mois offert est la contrepartie de l’engagement.
2. KAERON rembourse les mois entiers restants, au prix annuel divisé par 12, dans les 30 jours de la fin, si l’année s’arrête de son fait : votre résiliation pour un manquement de KAERON (article 14.3), une résiliation selon l’article 11.2 ou l’article 5.6, ou une suspension du service par KAERON qui dure plus de 30 jours et qui n’est pas due à votre fait.
3. En cas de rétractation (article 17), KAERON rembourse dans les 14 jours ce que vous avez payé, moins la part du service fournie si vous avez demandé à commencer plus tôt.

13. Ajouter ou retirer un résultat ou un Keep

13.1 KAERON vous propose un résultat ou un Keep supplémentaire par une fiche écrite : le Keep qui le porte, ce qui lance un dossier, le travail fait, ce qui reste à vous, les chiffres, les outils et les données nouvelles, et, s’il y a lieu, les envois directs que vous pouvez choisir (article 4.5). Il fait partie du contrat quand votre représentant légal accepte la fiche par écrit ; un mail suffit. La fiche complète le bon de commande et l’annexe 1 de l’accord de sous-traitance.

13.2 Un résultat ajouté à un Keep déjà en route est inclus dans le prix de ce Keep, sans supplément ni mise en route. Keep travaille dans vos outils, ou fournit ceux qui vous manquent (article 5.6), sauf le prix que la fiche prévoit pour relier un outil (article 5.8). Les dossiers du résultat ajouté comptent dans les 100 dossiers du Keep (article 11).

13.3 Un Keep ajouté suit l’engagement restant du contrat, sans le prolonger. Hors engagement, vous retirez un Keep par un mail de votre représentant légal, avec effet à la fin du mois suivant. Pendant un engagement, sa mensualité reste due jusqu’à l’échéance, sauf dans le cas de l’article 11.2. Vous retirez un résultat de la même façon, à tout moment ; le prix du Keep ne change pas.

14. Durée et résiliation

14.1 Le contrat prend effet à la signature. Les Keeps commencent à la date de début fixée au bon de commande, après le délai de l’article 17, sauf demande écrite de commencer plus tôt.

14.2 Le bon de commande fixe l’éventuelle durée d’engagement. Hors engagement, chacune de nous peut résilier à tout moment, avec un préavis d’un mois. Vous résiliez en un geste : un mail de votre représentant légal suffit, sans lettre recommandée ni motif. Pendant un engagement, vous pouvez envoyer ce mail à tout moment : la résiliation prend effet à l’échéance, sans autre préavis.

14.3 Chacune de nous peut résilier sans préavis en cas de manquement grave de l’autre qui n’est pas corrigé dans les 15 jours d’un mail qui le décrit. KAERON peut suspendre le service tout de suite en cas d’atteinte à la sécurité, et vous en prévient aussitôt.

15. Responsabilité

15.1 Chaque partie répond des dommages directs et prouvés que sa faute cause à l’autre, jusqu’au plus élevé de ces deux montants : 5 000 €, ou les sommes payées par le client à KAERON au titre du contrat sur les 12 mois qui précèdent le fait générateur.

15.2 Aucune partie ne répond de la perte d’exploitation, de clientèle ou de chiffre d’affaires de l’autre.

15.3 KAERON ne répond pas d’un envoi que vous avez validé par un « oui » quand l’erreur se voyait sur le contenu validé, ni d’un prix ou d’un article faux dans votre outil ou dans votre liste de prix.

15.4 Ces limites ne s’appliquent ni à la faute lourde ou intentionnelle, ni aux dommages corporels, ni aux manquements à la confidentialité et à la protection des données, ni à ce que la loi interdit de limiter.

16. Fin du contrat : vos données

16.1 À la fin du contrat, Keep cesse de travailler dans vos outils et d’envoyer depuis l’adresse de Keep.

16.2 Pendant les 30 jours qui suivent la fin, vous pouvez récupérer gratuitement un export complet de ce que Keep a gardé pour vous, dans un format ouvert. Dans les 30 jours suivants, ou plus tôt si vous le demandez par écrit après avoir reçu l’export, KAERON efface tout, sauf le relevé sans contenu de l’annexe 4 de l’accord de sous-traitance. Les sauvegardes et les copies chez les sous-traitants sont effacées 90 jours au plus après la fin du contrat. KAERON vous remet une attestation d’effacement.

16.3 Vos devis et vos documents restent dans vos propres outils, que Keep n’efface jamais. Ceux que tient un outil fourni par Keep (article 5.6) font partie de l’export de l’article 16.2.

17. Droit de rétractation

Si vous employez cinq salariés au plus, nous vous appliquons un droit de rétractation, sans discuter si la loi l’impose dans votre cas (Code de la consommation, article L221-3) :

1. Vous pouvez renoncer au contrat dans les 14 jours qui suivent sa signature, sans motif et sans pénalité, par un mail de votre représentant légal à tidjani@kaerontech.com, ou avec le formulaire joint.
2. Nous ne commençons le service qu’après ces 14 jours, sauf si vous nous demandez par écrit de commencer plus tôt (case du bon de commande). Dans ce cas, si vous vous rétractez, vous payez seulement la part du service fournie jusqu’à votre rétractation ; ce qui est offert au bon de commande reste offert.
3. Si vous vous rétractez, ce qui a été fait est effacé comme à l’article 16, et les enregistrements DNS sont retirés.

18. Confidentialité

Chacune de nous garde confidentiel ce que l’autre lui apprend de ses affaires (prix, fournisseurs, clients, méthodes) pendant le contrat et trois ans après. Ne sont pas visés : ce qui est public, ce que la loi oblige à révéler, et la citation que le bon de commande autorise.

19. Dispositions finales

19.1 Toute modification du contrat se fait par écrit signé des deux parties, sauf ce que le contrat permet de faire par mail (remplacement du responsable, avenant à l’annexe A, fiche d’un résultat ou d’un Keep ajouté, changement de sous-traitant).

19.2 Les mails de KAERON au client (préavis, changement de sous-traitant, suspension, violation de données) vont au représentant légal, à l’adresse des avis donnée au bon de commande. Un changement d’adresse ou de représentant se notifie à KAERON par écrit.

19.3 Le contrat est soumis au droit français. En cas de désaccord, nous cherchons un accord amiable pendant 30 jours à compter de la demande écrite de l’une de nous. À défaut, le tribunal de commerce de Lyon est compétent si le client est commerçant, sinon le tribunal compétent selon la loi.