Aller au contenu
KAERONAudit gratuit

English version

Politique de confidentialité de KAERON

Mise à jour le 29 octobre 2026.

KAERON édite Keep, l’assistant d’intelligence artificielle qu’elle propose aux petites entreprises. Keep fait une partie du travail de bureau de chaque poste : il trie le courrier, prépare les réponses, les devis, les relances et les factures, et range les pièces pour le comptable. Cette page dit quelles données Keep lit, ce qu’il en fait, qui les voit, combien de temps il les garde et comment les effacer. Elle détaille le cas de Gmail, que Keep lit avec votre autorisation. Quand vous branchez Gmail, Google affiche le nom de l’application : KAERON.

1. Qui est responsable

KAERON, SARL à associé unique au capital de 100 €, RCS Lyon 999 495 674, 254 rue Vendôme, 69003 Lyon. Contact pour vos données : confidentialite@kaerontech.com.

Les données que Keep traite pour une entreprise cliente appartiennent à cette entreprise : son courrier, ses dossiers, les échanges de ses personnes avec Keep. L’entreprise en est responsable au sens du RGPD. KAERON les traite pour son compte et sur ses instructions, comme sous-traitant, selon un accord de sous-traitance signé avec elle (RGPD, article 28). Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous à l’entreprise. Si vous écrivez à KAERON, nous lui transmettons votre demande sous 5 jours ouvrés.

KAERON est responsable des traitements suivants :

KAERON utilise aussi Keep pour son propre courrier, avec les mêmes règles.

Si vous écrivez à une entreprise qui utilise Keep, votre message est traité par Keep pour cette entreprise, selon cette page. Pour vos droits, adressez-vous à elle.

2. Ce que Keep lit dans Gmail

Une personne branche sa boîte Gmail dans son espace Keep. Google lui montre les autorisations demandées, et elle les accepte ou les refuse. Pour sa boîte, Keep demande deux autorisations au plus.

Lire vos mails (gmail.readonly). Keep lit l’adresse de la boîte et ses mails : expéditeur, destinataires, date, objet, texte et pièces jointes. Au branchement, il reprend le courrier des derniers jours fixés avec votre entreprise (14 jours par défaut, de 7 à 30), et rien d’avant. Il lit ensuite le courrier qui arrive. Il ne cherche un mail plus ancien que si la titulaire de la boîte le lui demande, dans sa propre conversation avec Keep.

Envoyer des mails (gmail.send). Keep envoie depuis la boîte un mail qu’il a préparé, après le « oui » de la personne, ou dans une délégation écrite par le gérant de l’entreprise (par exemple une relance amiable selon un modèle validé). Cette autorisation n’est demandée que si votre entreprise a choisi l’envoi.

Les mails qui portent le libellé « personnel » ou « privé » ne sont jamais conservés ni donnés au modèle d’IA. Keep les exclut de ses recherches dans la boîte, et un second contrôle les écarte juste avant le traitement. Un mail marqué ainsi après son traitement est effacé de Keep, avec tout ce qui en a été tiré, dès le relevé suivant, et au plus tard dans l’heure. Reste ce qu’une personne avait déjà validé à partir de ce mail, par exemple un expéditeur ajouté aux clients ou écarté, un devis préparé, une réponse envoyée, une facture déposée dans le logiciel comptable ou un rendez-vous ajouté à son agenda Google. Une adresse de chantier relevée dans ce mail est, elle, effacée avec lui.

Keep ne supprime, ne déplace ni ne modifie aucun mail de votre boîte.

Une boîte commune de l’entreprise (par exemple contact@) est lue pour le poste auquel l’administrateur de Keep l’a ouverte. Les personnes de ce poste en voient le contenu.

Votre agenda (calendar.events.owned, avec openid et userinfo.email). Si votre entreprise a choisi l’agenda, Keep s’en sert pour votre travail et pour vous seul. Il demande cet accès à part, à votre premier « oui », et seulement pour votre propre agenda, jamais pour celui d’un collègue. Le gérant ne voit pas votre agenda.

Keep ne mesure ni votre temps de travail ni votre activité, ne note pas vos retards et ne sait pas où vous êtes. Une absence n’est pour lui qu’un créneau occupé : il n’en retient jamais le motif. openid et userinfo.email servent seulement à vérifier que le compte relié est bien le vôtre.

Un événement que Keep a ajouté reste dans votre agenda, même si vous débranchez l’agenda : vous pouvez le supprimer vous-même.

3. Ce que Keep en fait

Keep n’utilise vos données Google que pour les fonctions que vous voyez dans votre espace :

Rien ne part de votre boîte sans votre « oui » ou une délégation écrite. Notre serveur vérifie cette règle à chaque envoi. Le modèle d’IA ne peut pas la contourner.

KAERON n’utilise pas vos données Google pour :

Usage limité. L’utilisation et le transfert à toute autre application, par KAERON, des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’usage limité, et la Google Workspace API User Data and Developer Policy. Texte de l’engagement en anglais :

KAERON’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

4. Qui voit vos données

Dans votre entreprise. Vous voyez ce que Keep lit et prépare pour vous. Le gérant et le représentant légal voient le travail que Keep a fait au nom de l’entreprise. D’une boîte nominative, ils ne voient que les mails que Keep y a envoyés : destinataire, texte validé, date, et personne qui a validé. Ils ne voient jamais les mails reçus dans votre boîte, ni ceux que vous écrivez vous-même, ni vos conversations avec Keep.

Chez KAERON. Personne chez KAERON ne lit le contenu de vos mails, sauf dans trois cas :

Seul le gérant de KAERON peut faire cette lecture, par un compte nominatif protégé par une double authentification. Chaque lecture est précédée d’une demande enregistrée : qui lit, quand, pourquoi et quoi. Les outils d’exploitation de KAERON qui utilisent l’IA n’ont pas le droit de lire ce contenu.

Nos prestataires. Ils traitent vos données pour notre compte, sous contrat, seulement pour faire fonctionner Keep.

PrestataireCe qu’il faitLieuGaranties
Anthropic PBCFait tourner les modèles d’IA (Claude) qui lisent les mails et rédigentÉtats-UnisClauses contractuelles types de la Commission européenne. Entrées et sorties supprimées au plus tard 30 jours après leur réception, sauf obligation légale ou signalement de sécurité. Aucun entraînement sur vos données
Mistral AILit le texte des pièces jointes scannées (PDF ou image). Transcrit les messages vocauxUnion européenneAucune conservation après la réponse. Aucun entraînement sur vos données
RenderHéberge Keep : traitement, base de données, sauvegardesFrancfort (Allemagne)Accord de traitement de Render
SupabaseHéberge les comptes de la plateforme web (adresse mail, mot de passe sous une forme qui ne permet pas de le relire). Aucun contenu de votre boîte GmailIrlande. Son support peut y accéder depuis un pays hors de l’UnionClauses contractuelles types

Les messageries. Si vous parlez à Keep par WhatsApp ou par Telegram, ce qu’il vous y envoie reprend des éléments de vos mails. Le point du jour donne le nom du correspondant et l’objet du mail. Les réponses de Keep peuvent en dire davantage, par exemple résumer une demande de devis. Ces messages passent par Meta (WhatsApp) ou par Telegram et ne vont qu’à vous. Telegram les traite comme responsable de son propre service. Vous choisissez d’utiliser une messagerie ou non. Sans elle, tout reste dans la plateforme web.

Les outils de votre entreprise. Pour les tâches activées par votre entreprise, Keep peut écrire ce qui vient d’un mail dans les outils qu’elle a branchés : logiciel comptable ou de facturation (par exemple Pennylane), logiciel de gestion d’atelier ou de chantier. Il le fait toujours sur décision : le « oui » d’une personne, ou une délégation écrite du gérant. Par exemple, il dépose une facture de fournisseur dans le logiciel comptable, avec ce qui y est imprimé ; ce dépôt se fait toujours sur le « oui » d’une personne, jamais par délégation, et le comptable reste celui qui valide. Ces outils relèvent des contrats que votre entreprise a passés pour eux.

Nous ne transmettons vos données Google à personne d’autre, sauf si la loi l’impose. En cas de fusion, d’acquisition ou de cession de KAERON, nous vous demanderons d’abord votre accord exprès.

5. Transferts hors de l’Union européenne

Keep et la plateforme web sont hébergés dans l’Union européenne. Trois transferts en sortent :

Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties à l’adresse de contact. Le site kaerontech.com est, lui, hébergé par Vercel, aux États-Unis (section 10).

6. Combien de temps

Votre boîte Gmail reste la source. Keep garde :

À la fin du contrat, votre entreprise peut exporter ses données pendant 30 jours. Elles sont effacées dans les 30 jours suivants.

7. Retirer l’accès et effacer vos données

8. Sécurité

9. Vos droits

Pour les traitements dont KAERON est responsable (point 1), vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, et recevoir les données que vous nous avez fournies (portabilité). Écrivez à confidentialite@kaerontech.com. Nous répondons sous un mois. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (cnil.fr).

Pour les données que Keep traite pour une entreprise, adressez-vous à elle. KAERON l’aide à vous répondre.

10. Ce site et la plateforme

kaerontech.com ne dépose aucun cookie et ne mesure pas l’audience. Il est hébergé par Vercel Inc., société américaine. Comme tout hébergeur, Vercel reçoit dans ses journaux techniques l’adresse IP et le navigateur de chaque visiteur ; ce transfert vers les États-Unis repose sur la décision d’adéquation du 2023-07-10 (cadre de protection des données UE-États-Unis), auquel Vercel est certifié. La plateforme web de Keep n’utilise que ce qui est nécessaire à la connexion.

Demander un audit ou à être rappelé. Le formulaire de ce site ouvre votre messagerie avec votre demande rédigée : le site lui-même ne garde rien. Si vous envoyez ce mail, KAERON reçoit votre nom, votre entreprise, votre téléphone et le nombre de personnes de votre bureau, dans sa messagerie chez Google (Google Workspace), qui peut les traiter hors de l’Union selon les clauses contractuelles types de son contrat. KAERON s’en sert seulement pour vous rappeler et préparer l’audit, sur la base de son intérêt légitime à répondre à votre demande, et ne les utilise pas pour de la prospection. Sans suite, elles sont effacées 3 ans après notre dernier échange ; vous pouvez demander leur effacement plus tôt à l’adresse de contact.

Keep est un service pour les entreprises. Il ne s’adresse pas aux enfants.

11. Changements

Si Keep change la façon dont il utilise vos données Google, nous mettons cette page à jour. Nous vous demandons votre accord avant d’utiliser vos données d’une façon nouvelle. La date en tête de page est celle de la dernière mise à jour.

12. Contact

confidentialite@kaerontech.com. KAERON, 254 rue Vendôme, 69003 Lyon.

KAERON Privacy Policy (English version)

Last updated 29 October 2026. The French version above prevails.

KAERON publishes Keep, the AI assistant it provides to small businesses. Keep does part of the office work of each role: it sorts email and prepares replies, quotes, payment reminders and invoices. It also files documents for the accountant. This page explains what data Keep reads, what it does with it, who sees it, how long it keeps it and how to delete it. It covers Gmail in detail, which Keep reads with your permission. When you connect Gmail, Google shows the application name: KAERON.

1. Who is responsible

KAERON, a French SARL with a share capital of €100, registered in Lyon under number 999 495 674, 254 rue Vendôme, 69003 Lyon, France. Privacy contact: confidentialite@kaerontech.com.

The data that Keep processes for a customer business belongs to that business: its email, its files, and its people’s conversations with Keep. The business is the controller under the GDPR. KAERON processes this data on its behalf and on its instructions, as a processor, under a data processing agreement signed with it (GDPR, Article 28). To exercise your rights over this data, contact the business. If you write to KAERON, we forward your request to the business within 5 business days.

KAERON is the controller for:

  • its relationship with its customers (contract, contacts, billing), to perform the contract (Article 6(1)(b));
  • a daily usage count per business, with no text, names or amounts, to monitor the cost and quality of the service (legitimate interest, Article 6(1)(f));
  • a content-free record of approved actions, for its defence in a dispute, and a record of its own reads of content, to account for its access (legitimate interest).

KAERON also uses Keep for its own email, under the same rules.

If you write to a business that uses Keep, your message is processed by Keep for that business, as described on this page. To exercise your rights, contact the business.

2. What Keep reads in Gmail

A person connects their Gmail mailbox in their Keep workspace. Google shows them the permissions requested, and they accept or decline. For the mailbox, Keep requests two permissions at most.

Read your email (gmail.readonly). Keep reads the mailbox address and its messages: sender, recipients, date, subject, body and attachments. When the mailbox is connected, Keep imports the email of the last days agreed with your business (14 days by default, from 7 to 30), and nothing older. It then reads incoming email. It only searches for an older message if the mailbox owner asks it to, in their own conversation with Keep.

Send email (gmail.send). Keep sends from the mailbox an email it has prepared, after the person says “yes”, or under a written delegation from the business owner (for example, a friendly payment reminder based on an approved template). This permission is requested only if your business has chosen to let Keep send email.

Messages labelled “personnel” or “privé” (personal or private) are never stored or given to the AI model. Keep excludes them from its mailbox searches, and a second check discards them just before processing. If a message gets this label after it has been processed, Keep deletes it, with everything derived from it, at the next mailbox check and within an hour at most. What a person had already approved from that message remains, for example a sender added to the clients or declined, a prepared quote, a sent reply, an invoice uploaded to the accounting software or an appointment added to their Google Calendar. A work-site address taken from that message, however, is deleted with it.

Keep does not delete, move or modify any message in your mailbox.

A shared business mailbox (for example contact@) is read for the role to which the Keep administrator has opened it. The people in that role can see its content.

Your calendar (calendar.events.owned, with openid and userinfo.email). If your business has chosen the calendar, Keep uses it for your work and for you alone. It asks for this access separately, when you first say “yes”, and only for your own calendar, never for a colleague’s. The owner does not see your calendar.

  • Preparing your day. Keep reads the events in your primary calendar, except those you have marked private, to present your day. What it reads is shown only to you and stays only in your conversation with it, 30 days at most; nothing goes into its memory without your “yes”.
  • Suggesting a time. When an email asks for an appointment, Keep looks at your free times to suggest one, and tells you if the requested time is already taken.
  • Adding an appointment. After your “yes”, Keep creates the event in your primary calendar, without inviting anyone: “Appointment with” and the name, the place, the date of the email and a link to that email if it is in Gmail, never its text.
  • Moving an appointment or notifying the customer. Keep moves, changes or cancels an event only after your “yes”. If the event has guests, Google may notify them of the change from your account: that message goes out in your business’s name, and the card tells you so before your “yes”. Notifying a customer by email follows the same rule.

Keep does not measure your working time or your activity, does not record lateness and does not know where you are. An absence is only a busy slot to it: it never keeps the reason. openid and userinfo.email are used only to check that the connected account is yours.

An event Keep added stays in your calendar, even if you disconnect the calendar: you can delete it yourself.

3. What Keep does with it

Keep uses your Google data only for the features you see in your workspace:

  • sorting email and showing you what needs a decision;
  • preparing the replies, quotes, reminders and invoices that you approve;
  • finding an email or a document when you ask;
  • filing useful attachments, for example a supplier invoice for your accountant;
  • alerting you, for example when a supplier’s IBAN changes from one invoice to the next;
  • preparing your day from your calendar, suggesting a time, and adding, moving or cancelling an appointment you accept.

Nothing leaves your mailbox without your “yes” or a written delegation. Our server checks this rule on every send. The AI model cannot bypass it.

KAERON does not use your Google data for:

  • advertising, including targeted, retargeted or interest-based advertising;
  • selling or transferring it to data brokers, information resellers or advertising platforms;
  • determining creditworthiness or for lending;
  • developing, improving or training non-personalized artificial intelligence or machine learning models. Data obtained through Google Workspace APIs is not used to train any model, at KAERON or at its model providers;
  • evaluating, testing or improving Keep or any other product, or producing statistics for other customers.

Limited Use. KAERON’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements, and to the Google Workspace API User Data and Developer Policy.

4. Who sees your data

In your business. You see what Keep reads and prepares for you. The owner and the legal representative see the work Keep has done on behalf of the business. From a personal work mailbox, they only see the emails Keep sent from it: recipient, approved text, date, and who approved it. They never see the emails you receive, the emails you write yourself, or your conversations with Keep.

At KAERON. No one at KAERON reads the content of your email, except in three cases:

  • you ask us in writing, to solve a specific problem;
  • we must handle a security incident or abuse;
  • the law requires it.

Only KAERON’s managing director can perform such a read, through a named account protected by two-factor authentication. Each read is preceded by a recorded request stating who reads, when, why and what. KAERON’s AI-based operations tools are not allowed to read this content.

Our service providers. They process your data on our behalf, under contract, only to run Keep.

ProviderWhat it doesLocationSafeguards
Anthropic PBCRuns the AI models (Claude) that read email and draft textUnited StatesEuropean Commission standard contractual clauses. Inputs and outputs deleted no later than 30 days after receipt, unless required by law or flagged by safety systems. No training on your data
Mistral AIReads the text of scanned attachments (PDF or image). Transcribes voice messagesEuropean UnionNo retention after the response. No training on your data
RenderHosts Keep: processing, database, backupsFrankfurt, GermanyRender data processing agreement
SupabaseHosts the web platform accounts (email address, password stored in a form that cannot be read back). No Gmail contentIreland. Its support may access it from outside the EUStandard contractual clauses

Messaging apps. If you talk to Keep on WhatsApp or Telegram, what it sends you there includes elements of your email. The daily summary shows the correspondent’s name and the email subject. Keep’s replies may say more, for example by summarising a quote request. These messages go through Meta (WhatsApp) or Telegram and are sent to you only. Telegram processes them as the controller of its own service. Using a messaging app is your choice. Without one, everything stays in the web platform.

Your business’s tools. For the tasks your business has enabled, Keep may write information from an email into the tools your business has connected: accounting or invoicing software (for example Pennylane), workshop or job-site management software. It always does so on a decision: a person’s “yes”, or a written delegation from the owner. For example, it uploads a supplier invoice to the accounting software, with what is printed on it; that upload always needs a person’s “yes”, never a delegation, and the accountant remains the one who approves it. These tools are governed by the contracts your business has signed for them.

We do not share your Google data with anyone else, unless the law requires it. In the event of a merger, acquisition or sale of KAERON, we will first ask for your explicit consent.

5. Transfers outside the European Union

Keep and the web platform are hosted in the European Union. Three transfers leave it:

  • Anthropic, in the United States, under the European Commission standard contractual clauses (modules 2 and 3);
  • WhatsApp (Meta), in the United States, under the adequacy decision of 10 July 2023 (EU-U.S. Data Privacy Framework), only if you use WhatsApp;
  • Supabase, for access by its support from outside the EU, under standard contractual clauses.

You can obtain a copy of these safeguards from the contact address. The kaerontech.com website itself is hosted by Vercel, in the United States (section 10).

6. How long we keep data

Your Gmail mailbox remains the source. Keep keeps:

  • its working copy of the emails it reads, and the text it reads from attachments: 30 rolling days at most;
  • an attachment filed in a case file (a quote, an invoice): for the term of the contract. It is archived 24 months after the case file is closed and deleted 5 years after;
  • an accounting document awaiting upload to your tool: until the upload is confirmed, 30 days at most;
  • a fingerprint of a supplier’s IBAN, for the change alert: 24 months after the last invoice that carried it. The IBAN itself follows the email copy. The fingerprint cannot be turned back into the IBAN without a key held by KAERON;
  • what a person adds to a client record from an email, by saying “yes”: the sender’s name and email address, a work-site address with the date and reference of the email, never its text. For the term of the contract, as long as the record exists. So as not to ask again about something declined, Keep keeps the email address of a declined sender and, for a declined work-site address, only a fingerprint without the address in clear, deleted with the record;
  • emails sent by Keep: in the activity log for the term of the contract, and at most 5 years after sending, as proof of the action. After that, KAERON keeps for 5 years a content-free record (date, type of action, who approved it, fingerprint of the approved version);
  • your conversations with Keep: 30 rolling days. Anything that must last is written to the case file;
  • the Gmail access grant (Google token), encrypted: while the mailbox is connected. After disconnection, Keep keeps it for 7 days at most, only to revoke it with Google;
  • for Google Calendar: what Keep reads to prepare your day, in your conversation with it, 30 days at most; the address of the connected account, while the calendar is connected; for each appointment added or declined, the reference of the event and of the email, or only a fingerprint of the appointment without the appointment in clear, deleted on disconnection and no later than 13 months after; the access grant, encrypted, while the calendar is connected, then 7 days at most to revoke it;
  • backups: deleted data disappears from them no later than 90 days after deletion.

At the end of the contract, your business can export its data for 30 days. The data is deleted within the following 30 days.

7. Revoking access and deleting your data

  • Disconnect your mailbox in your Keep workspace. Keep’s access stops immediately. Keep asks Google to revoke the grant, and retries for 7 days if Google does not respond. After that, Keep deletes its token anyway, even without confirmation from Google.
  • Disconnect your calendar in your Keep workspace. Keep immediately stops reading and writing to it, and deletes what it kept about it. If your calendar and your Gmail mailbox are on the same Google account, Keep does not ask Google to revoke access: at Google, a revocation removes at once everything that account has granted to KAERON, and would cut off your mailbox. Disconnecting your mailbox also disconnects the calendar of the same account.
  • Remove access in your Google Account at any time, especially after disconnecting, at myaccount.google.com/permissions. This cuts off both the mailbox and the calendar of that account.
  • See, correct and delete what your assistant remembers about you, in your workspace.
  • Have the rest deleted (email copies, case files): the owner or legal representative of your business requests it in the platform or in writing to KAERON. We delete per business or per person. The business may have to keep a document to meet a legal obligation, for example an invoice. It decides.
  • When you leave the business, your assistant stops answering you. Your personal memory and your conversations are deleted 30 days after your removal.

8. Security

  • Data is encrypted in transit and at rest. Google access tokens are encrypted.
  • Each business is isolated from the others.
  • An incoming email cannot make anything leave: every send waits for a person’s “yes” or a delegation, both checked by the server.
  • No email content goes to our error-tracking tools or technical logs.
  • In the event of a data breach, KAERON notifies the business concerned no later than 24 hours after becoming aware of it.

9. Your rights

For the processing that KAERON controls (section 1), you can request access to your data, its rectification or erasure, or the restriction of its processing. You can object to processing based on our legitimate interest, and receive the data you provided to us (portability). Write to confidentialite@kaerontech.com. We reply within one month. You can also lodge a complaint with the CNIL (cnil.fr), the French data protection authority.

For the data Keep processes for a business, contact that business. KAERON helps it reply to you.

10. This site and the platform

kaerontech.com sets no cookies and does not measure traffic. It is hosted by Vercel Inc., a U.S. company. Like any host, Vercel receives each visitor’s IP address and browser in its technical logs; this transfer to the United States relies on the adequacy decision of 10 July 2023 (EU-U.S. Data Privacy Framework), under which Vercel is certified. The Keep web platform only uses what is needed to sign in.

Requesting an audit or a call back. The form on this site opens your email app with your request written out: the site itself keeps nothing. If you send that email, KAERON receives your name, your business, your phone number and the number of people in your office, in its mailbox at Google (Google Workspace), which may process them outside the EU under the standard contractual clauses in its contract. KAERON uses them only to call you back and prepare the audit, on the basis of its legitimate interest in answering your request, and does not use them for marketing. If nothing follows, they are deleted 3 years after our last exchange; you can ask for earlier deletion at the contact address.

Keep is a service for businesses. It is not intended for children.

11. Changes

If Keep changes how it uses your Google data, we update this page. We ask for your consent before using your data in a new way. The date at the top of the page is the date of the last update.

12. Contact

confidentialite@kaerontech.com. KAERON, 254 rue Vendôme, 69003 Lyon, France.